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Success Stories

Digitale Value Management Projekte umsetzen

  • Was können wir Ihnen in der virtuellen Projektabwicklung garantieren?


    Was ist in der virtuellen Projektarbeit zu berücksichtigen?


    Nicht alle Aufgaben und Ziele können ohne Anpassung und Vorbereitung in digitalen Workshops in gleicher Qualität und Produktivität wie in analogen Workshops behandelt werden. Vor allem komplexe und interdisziplinäre Aufgaben und Projektstart-Aktivitäten brauchen eine „physische Präsenz“ der Workshop-Teilnehmer. Diese „physische Präsenz“ kann auch in virtuellen Workshops durch folgende vorbereitende und begleitende Aktivitäten simuliert werden:

  • 1. Achten Sie auf die richtige Zusammensetzung Ihres (virtuellen) Teams: gerade in der digitalen Zusammenarbeit sind Kooperation und Kollaboration wichtige Eigenschaften von Teammitgliedern. Auch eine funktionierende Vertretungsregelung und der damit verbundene regelmäßige Wissens- und Erfahrungsaustausch sind wichtige Elemente in der Teamführung.

  • 2. Stellen Sie geeignete Tools und Infrastruktur zur Verfügung: So können etwa Dateien in einer Cloud abgelegt und aktualisiert werden, um sie für alle zugänglich und jederzeit abrufbar zu machen und Mitarbeiter gleichzeitig daran arbeiten und Änderungen vornehmen, egal von wo.

  • 3. Schützen Sie Ihre Daten: Machen Sie sich aber auch vermehrt über die Sensibilität von Daten, die gespeichert werden und den Teams zur Verfügung stehen Gedanken und setzen Sie gegebenenfalls klare Zugriffsgrenzen.

  • 4. Achten Sie in der Projektführung auf noch mehr Professionalität: gerade in einer virtuellen Arbeitsumgebung muss das Projektmanagement agil auf sich rasch ändernde Bedingungen einstellen und agieren können. Dies braucht Expertise und Erfahrung. Weiters ist es von Vorteil das Projektmanagement in der technischen Umsetzung von Workshops zu unterstützen, um dem Projektleiter die Möglichkeit zu geben, sich auf die Moderation und Führung der virtuellen Workshops und Projektmanagement-Aufgaben konzentrieren zu können. Stellen Sie geeignete Kapazitäten im Projekt zur Verfügung, da es naheliegend ist, dass aufgrund der virtuellen Arbeitsweise mehr Zeit in der Projektabwicklung benötigt wird.

  • 5. Formulieren Sie klare Ziele: Damit ein virtuelles Team erfolgreich handeln kann, braucht es klare Zielvorgaben, an denen man sich orientieren kann. Diese sollten ruhig regelmäßig wiederholt werden. Neben dem gemeinsamen Ziel muss dabei klar werden, wie jeder einzelne dazu beiträgt, dieses zu erreichen. Wird gemeinsam in einem Büro gearbeitet, lässt sich meist noch relativ gut einschätzen, welchen Beitrag die eigene Arbeit hat. Dies wird jedoch umso abstrakter, wenn die Arbeit von vielen Mitarbeiter nur noch an einer zentralen Stelle zusammenläuft.

  • 6. Geben Sie dem Projekt eine klare Struktur: gerade virtuelle Teams brauchen den klaren „roten Faden“ im Projekt, um sich nicht in den eigenen Teilaufgaben zu verlieren und am Bedarf vorbei zu arbeiten. Hier ist wiederum das Projektmanagement gefordert entsprechende Projektplanung und Projektcontrolling zu etablieren und zu exekutieren. Dieser Workflow in der Projektabwicklung muss durch eindeutige Dokumentationsvorgaben unterstützt werden, um die Anzahl an Interaktionen in virtuellen Teams auf ein Minimum zu reduzieren.

  • 7. Bereiten Sie die virtuelle Teamarbeit und Workshops bestmöglich vor: das Erfolgsrezept für produktive virtuelle Teams ist eine umfangreiche Vorbereitung der virtuellen Workshops. D.h. stellen Sie die für den Workshop notwendigen Informationen den Teammitgliedern vorab zur Verfügung. Erstellen Sie vorgefertigte Formulare, die einfach während des Workshops im Team erarbeitet werden können. Im Besten Fall haben sich die Mitarbeiter bereits mit dem Formular auf den Workshop vorbereitet.
    Übermitteln Sie die Ergebnisse der Workshops zeitnah an die Teilnehmer, um diese über die Projektergebnisse aktuell zu halten.

  • 8. Planen Sie ausreichend Zeit für die Workshops ein: Für die Abwicklung der virtuellen Workshops muss zusätzliche Zeit bereitgestellt werden. Die vielen Schnittstellenpunkte, die dadurch entstehen, dass das Team nicht alle an einem Ort ist, werden wahrscheinlich mehr Zeit für den Workshop bedeuten. Ein starker Fokus auf Kompromisse zwischen Beginn und Ende der Arbeitszeit ist wichtig, um eine effektive Moderation und Teambindung sicherzustellen. Berücksichtigen Sie Flexibilität bei der Entwicklung der Agenda.

  • 9. Führen Sie regelmäßiges Feedback im Team ein: auch ein persönliches Gespräch um Ideen und Verbesserungspotentiale, aber auch Kritik anzusprechen ist für die Hygiene innerhalb eines (virtuellen) Teams wichtig. Auch regelmäßige Rituale wie gemeinsame „virtuelle Kaffeepausen“ fördern den Team-Spirit.

  • 10. Versuchen Sie ein„Leader as host“ zu sein: Die virtuelle Teamarbeit erfordert ein Umdenken im Unternehmen, ein Umdenken der Mitarbeiter und vor allem ein Umdenken der Führungskräfte virtueller Teams. Der „leader as a host“ versucht vor allem (neben seiner Kontroll- und Führungsfunktion) als Moderator Menschen zusammenzubringen, die komplexe Probleme gemeinsam lösen.